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【杏辉医药】FlowMaster BPM导入案例专访

【公司名称】 杏辉药品工业股份有限公司
【导入范围】 台湾、中国大陆
【主要业务】 医药医材生化科技业
【受访者】  科技管理办公室/资讯组 经理/组长 叶家维                  

案例专访大纲:


  • 大众的健康 杏辉的理想
  • 导入前管理方式及遇到的问题
  • 导入FlowMaster BPM后带来的效益
  • FlowMaster BPM与WebISO的整合应用
  • 将来规划


  • 【大众的健康 杏辉的理想】

      在现代人对医疗保健日益重视的今天,药品的研发与品质早已成为制药业最重要的一环。杏辉药品就是抱持着「大众的健康,杏辉的理想」研发生产高品质的药品,并以良好的经营团队与企业形象,让杏辉药品在制药界取得了竞争优势。 30余年来,杏辉一直秉持着待人以诚、处事以静的经营理念,每年业绩稳定成长;于1997年设立加拿大子公司(CanCap制药厂)、2002年并购中国杭州天力药厂,并在台湾成立研发中心及生产基地,另外亦成立杏国新药,发展新药研究及临床实验之相关事业,以集团化方式管理,合并称为「杏辉医药集团」,迈向国际化发展。


                      

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    【导入前管理方式及遇到的问题】

    旧系统的局限
    旧系统速度慢已无法改善,厂商也不再提供升级服务支援,遇到效能上及资安上的问题都无法解决,因此开始整理收集使用者这些年遇到无法解决的问题,最常见的即是效能遇到瓶颈,表单要连结搜寻一份文件也常需要几分钟的时间,效率实在太慢,而文件管理在电子流程系统也无法得到安全保护。

    电脑系统确效无法合规
      因为杏辉医药产业特性的关系,近几年在电脑系统的确效验证上一直面临挑战,而BPM流程跟电脑系统的确效有何关系呢?事实上企业内各项流程的执行与运作和产品品质是息息相关的,而使用者的流程轨迹以及IT系统版本管控,是都该被记录留存的,在评估系统时,QA品保人员也会要求系统是严谨安全的,像是使用者的密码设定是否严密,流程的开发过程是否遵循V-MODEL...等是否符合品保要求以达电脑系统确效验证之目的,过往在旧的系统上,这一切皆乏善可陈,所以杏辉也借着此次系统的移转来弥补一切不足。

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    【导入FlowMaster BPM后带来的效益】

    导入与优化
      杏辉目前旧的电子流程系统表单大约80多张表单,预计年底将所有旧系统表单移转进FlowMaster BPM系统,9月上线时将以最常用的请购、采购、验收三张为优先汇整进系统,第三季预计导入完40张电子表单,先将旧的表单按照既有流程把它移植至新系统,第一阶段性目标完成后就是第二阶段表单的优化,分成两个阶段的原因是,如果一开始就优化表单的话导入的怕时程会拉太长,所以导入策略上就分成:第一阶段表单导入、第二阶段表单优化。

    轻松与异质系统整合
      过去杏辉的旧系统无法与其他系统整合,常常要重覆工作很没效率,电子流程已经跑完却还要印出来,再到其他系统重新输入一次,这次导入FlowMaster BPM系统,藉由其子表单触发、及能够轻松整合异质系统的能力与机制,终于解决了长久的困扰,现在在BPM系统里,当请购流程跑完后,会直接依照请购流程的内容,直接自动地发起采购流程,不需要人员再重覆作业,而BPM跑完了请购与采购流程后,资料也会自动地抛转至ERP(SAP)与其他系统来结案和归档,这样一来不但可以大幅减少不必要的人工作业成本,把宝贵的人力投入其他更具价值的工作,更是进一步地将低了流程中发生错误的机率与风险,提高了整体流程运作的品质。

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    【FlowMaster BPM与WebISO的整合应用】

      杏辉目前采购这一块里的询价、比价、议价、成本等附件档案,在过去旧系统是所有申请者与签核者都可以看到,这样毫无管控的情形为公司带来了很大的困扰,因为这些机密档案实际上并不适合让所有流程的参与者都看到,而现在透过FlowMaster BPM与WebISO的整合,在关卡上可以做好严格管控,不该出现的资讯依权限把关,将来会广泛应用在研发技术上的文件,像是配方药品较机密的文件也是在流程中能与WebISO文件管理得到安全的控管。

      过去电子流程与文件管理都用同一套系统,不仅流程处处受限,文件也毫无安全管控,而现在导入了WebISO文管系统,带来了革新的局面,一扫过去呆板的无用功能,现在不仅为所有文件严格把关,还可以轻松的透过全文检索进行文件搜寻,这些都是过去没有的功能,目前已导入ISO一二三四阶、作业办法等,不只这些还包括了研发专案文件、新药评估管理、细胞实验室委托案件...等多达35种的文件分类,下图为杏辉药品预计实施范围。


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    【将来规划】

                目前在台湾导入FlowMaster BPM与WebISO皆上线之后,将开始实施导入海外地区的据点,包括加拿大、杭州以及新疆(种植基地),这些海外地区的据点其实更为迫切,皆尚未有电子流程作业,也将以多公司集团架构去规划,势必导入后为杏辉医药集团带来更大的效益,令人期待!

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